30 avril 2020

14 recommandations aux industriels, aux employeurs et aux salariés pour des outils de télétravail


ThinkPad T490Dans le blog politique, je parle de mon rêve de télétravail mais, pour cela, il faut les bons outils. Ma boîte a choisi la suite Microsoft avec, notamment, Teams et Outlook. Nous avons un SharePoint pour le service mais il ne sert qu’à partager et archiver les documents (nous n’avons pas les compétences et le temps pour approfondir). Pour se connecter à l’intra ou l’extranet, nous devons passer par un VPN.
 
Je n’ai pas de wifi chez moi. Je passe par la 4G de mon mobile professionnel ce qui me coûte une trentaine d’euros par mois en recharge de data (pour une raison que j’ignore, je n’arrive plus à me connecter avec mon iPhone professionnel).
 
Ma première recommandation, aux entreprises et aux opérateurs de télécom : arrêtez de brider les datas pour les smartphones professionnels. Négociez donc un forfait global pour l’entreprise : la plupart des gens ne consomment pas de data sur leurs téléphones pro. Il n’y a pas que les gens qui n’ont pas de Wifi. Il y a les pannes de réseau. Il faut toujours un secours.
 
Ma deuxième, aux entreprises : arrêter d’obliger les gens à passer par un VPN pour accéder aux sites autres que les sites de la boîte, à savoir, pour moi, internet et les serveurs Microsoft. Ca bouffe de la data et c’est chiant à établir. Il existe d’autres systèmes d’authentification suffisants (le mot de passe est un peu léger, parait-il). On fait quoi si le VPN tombe en rade ?
 
Et, justement, ça m’est arrivé l’autre jour… La dame du SAV voulait donc prendre la main sur mon poste pour vérifier des paramètres divers. Mais sans le VPN, c’était impossible.
 
Ma troisième, à Microsoft : améliorez l’intégration entre Outlook et Teams. Les deux ont des défauts (et d’éminentes qualité, hein !). L’interface épurée de Teams me plait bien sauf peut-être le calendrier. Celle d’Outlook est très lourde (mais le produite est puissant : il faut bien des trucs à ciiquer un peu partout). Pourquoi ne pas mettre une option dans Teams pour lire les messages voir y répondre ou en envoyer sans plus de possibilité de mise en forme que gras, souligné, couleur ? Ou alors une interface légère pour Outlook, pour ne sortir l’artillerie lourde qu’au besoin ? Les deux outils ont un agenda (ils sont synchronisés) mais avoir des présentations différentes est perturbant. Pourquoi ne pas faire une application à part avec l’agenda, proche de celui d’Outlook ? Pourquoi ne pas mettre les fichiers reçus par mail dans les fichiers de Teams ? Rassurez-vous, je sais que c’est du travail et que vous fourmillez d’idées…
 
Allez ! Autre exemple. Si dans l’agenda Outlook, vous avez une réunion Teams. Vous l’ouvrez, il y a un lien. Vous cliquez. Vous vous retrouvez dans l’application web qui va vous renvoyer vers l’application. Ce n’est pas sérieux.
 
Ma quatrième, aux entreprises, reprend la deuxième sur le VPN : pourquoi ne pas permettre aux gens d’utiliser leurs propres équipements informatiques ? Une question de confort : pour une conférence téléphonique, on est aussi bien dans le fauteuil du salon avec une tablette et pour travailler, on peut aussi aller avec une Surface dans le salon de jardin… Certes, les antivirus des serveurs doivent être blindés…
 
Ma cinquième, je ne sais pas à qui (il est possible que le Teams de boîte n’ait pas encore ce que je réclame mais que ça soit disponible en standard) : le Teams doit servir de téléphone (et pour cela, les contacts doivent être fusionnés avec ceux d’Outlook, voir le troisième point). Il ne doit plus y avoir de téléphone de bureau et les portables professionnels ne doivent être utilisés qu’en cas d’urgence (on pourrait d’ailleurs en faire un billet). A la limite, les numéros de portable professionnels doivent disparaitre et la ligne fixe de Teams doit être redirigée sur le portable pro si le PC est verrouillé.
 
Ma sixième, à Microsoft : il faut que Teams puisse lire voire envoyer des SMS en conséquence de ma précédente suggestion qui, somme toute, ne sont que des conversations au sens Teams.
 
Ma septième, à Microsoft : en conséquence des points précédents, il faut que Teams puissent permettre de paramétrer les heures auxquelles le téléphone Teams ne peut plus être redirigé vers les Teams. Il faut donc que les congés soient déclarés dans Teams donc dans Outlook. Pareil pour les vrais SMS. Ca ne me dérange pas de recevoir un SMS pro à n’importe quel moment sauf entre 23h et 6h si j’ai picolé, parce que les collègues sont raisonnables.
 
Ma huitième, aux entreprises : aidez vraiment vos collaborateurs à paramétrer les smartphones professionnels. J’ai galéré pour des conneries avec mon Galaxy vu que j’ai un iPhone depuis près de 12 ans. J’ai passé je ne sais combien de temps à synchroniser mon carnet d’adresse Outlook avec celui du machin alors que c’est automatique ou presque…
 
Ma neuvième, aux entreprises : si le télétravail est un facteur d’économies, il faut penser aux coûts qui vont avec pour avoir un bon SAV avec des gens compétents (dans ma boîte, ils le sont). Il faut que les interventions de maintenance puissent être très rapides (voire à domicile en cas de problème matériel ce qui nécessite de passer par un prestataire extérieure sauf pour des très grosses entreprises, ce qui est le cas de la mienne). Sinon, vous payez un type à glander. Il faut que les mises à jour du poste de travail puissent se faire par wifi public et pas nécessairement par le réseau filaire de l’entreprise (j’en connais…).
 
Ma dixième, aux entreprises et aux collaborateurs : encourez le zéro papier. Pas de rapport avec le télétravail me direz-vous ! Ben si. Quand ils sont au bureau, les gens ne paient pas le papier. A la maison, si. Et c’est leur imprimante qui sert, avec leur encre. Au bureau, j’étais déjà très économe (pas par radinerie mais par esprit pratique). J’avais toujours une feuille de brouillon à côté de moi pour prendre des notes en réunion (je n’aime pas les outils de prise de notes comme One Note) mais uniquement des bricoles (si j’ai le compte rendu à faire, je prends Word et si je n’ai pas d’ordinateur, je prends l’iPhone). Maintenant, avec Teams, on s’envoie les trucs à noter dans les conversations…
 
Ma onzième, aux collaborateurs : votre boite vous a donné un portable alors que vous étiez habituez à un fixe. Habituez-vous à travailler sans la souri. Au début, c’est chiant, mais les réflexes viennent très vite.  Utiliser le « touch pad » est bien plus rapide. Rendez-vous compte à quel point vous avez l’air con à toujours vous déplacer à votre portable, la souri, le téléphone personnel, le professionnel, le câble de branchement au cas où la batterie tombe vide !
 
Ma douzième, aux entreprises : achetez un bon téléphone à vos collaborateurs (ça va vous coûter 500 euros de plus par salarié tous les trois ans, il sera content et prendra ça pour un avantage à nature sans que ça vous coûte les cotisations), avec un grand écran. Putain de bordel pour saisir un mot de passe compliqué sur un A3 ! Et avec double sim, ça lui évitera des frais.
 
Ma treizième, aux entreprises, à Microsoft et aux salariés, n’a pas grand-chose à voir avec les outils : soyez coulants avec l’organisation. Le télétravail, ce n’est pas 8h midi, 14h 17h48. Les salariés peuvent avoir des contraintes (chercher les enfants à l’école ou autres, pour ma part c’est aller voir ma mère en dehors des heures de repas), ça n’empêche pas de faire les heures. Du moment qu’on ne reste pas absent de la messagerie et de Teams plus d’une heure entre 10 et 12h et entre 14 et 17… Les outils doivent permettre de réserver ces créneaux. Cela va être difficile pour les entreprises « psychologiquement » mais le télétravail. Si une personne doit s’occuper des enfants de la fin de l’école à l’arrivée du conjoint, ce n’est pas grave si le boulot est fait (et si je suis absent de 11h à midi parce que je vais voir ma mère, ce n’est pas dramatique sauf si j’ai accepté une réunion…). Il faut que les agendas évoluent pour indiquer que vous avez envie d’être indisponible pour le travail pendant un temps mais que s’il n’y a pas le choix, vous pouvez vous débrouiller (c’est le cas, d’ailleurs, pour les réunions auxquelles vous êtes invités, mais que vous avez acceptées de manière provisoire).
 
Ma quatorzième, à Microsoft et aux entreprises : permettez plus d’interopérabilité entre les boites. Par exemple, pour planifier une réunion avec d’autres entreprises, j’ai besoin d’accéder aux agendas des autres pour connaître leurs disponibilités. Vous me direz que cela n’a rien à voir avec le télétravail mais c’est la suite logique d’utilisation d’outils collaboratifs… Autre exemple : avoir des équipes Teams ou des SharePoint partagés avec des types d’une autre boite, facilement.
 
Bon, j’arrête.
 


6 commentaires:

  1. Sur mon ordinateur pro quand je clique dans l'agenda Outlook pour réunion Teams, il m'ouvre l'application directement. Sur mon ordinateur perso, si j'ai un lien OneNote (autre outil génial) à cliquer, il m'ouvre la page Web, je prends l'exemple de OneNote parce que je n'ai pas Teams en perso. Je suppose que c'est lié avec W10 Pro.

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  2. Pour le 13e point, j'ai bien étalé mes horaires en télétravail, il est évident et mes collègues dont ma hiérarchie l'ont bien compris, que la journée a des coupures avec le confinement (pour moi c'est le rôle du prof principal qui prend du temps). Je bosse avec des gens intelligents, j'ai de la chance.

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  3. Pour le point 14, la confidentialité limite les choses.

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    1. Il ne s'agit que d'indiquer la disponiblité, pas ce u'on fait.

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